آغاز برگزاري كارگاه آموزشي "تنظيم و توصيف منابع آرشيوي" در مركز اسناد صنعت نفت

كارگاه آموزشي "تنظيم و توصيف منابع آرشيوي" با هدف آشنايي كاركنان مركز اسناد موزه ها و صنعت نفت با مفاهيم و تعاريف منابع آرشيوي، طبقه بندي و فهرست نويسي، آغاز شد.

به گزارش پايگاه اطلاع رساني موزه ها و مركز اسناد صنعت نفت، نخستين جلسه كارگاه آموزشي"تنظيم و توصيف منابع آرشيوي" هفته گذشته با حضور آناهيتا نظري، استاد سازمان اسناد و كتابخانه ملي، در محل مركز اسناد موزه نفت در شهر ري، برگزار شد. در اين جلسه كاركنان اسناد موزه هاي نفت، با ماهيت منابع آرشيوي، اصول تنظيم و توصيف اسناد، مستندسازي و نمايه سازي و چهارچوب هاي عنوان نويسي آشنا شدند.

مفاهيم تنظيم و توصيف منابع آرشيوي

نظري، در ابتدا به توضيح مفاهيم تنظيم و توصيف اسناد پرداخت و گفت: "فهرست نويسي مفهومي عام از تنظيم و توصيف اسناد است كه با تنظيم و توصيف اسناد آرشيوي برابري معنايي دارد. از جمله منابع آرشيوي مي توان به انواع اوراق براي منابع شخص، اسناد براي منابع سازماني يا مجموعه براي مجموعه هاي موضوعي اشاره كرد."

وي ضمن تشريح هريك از مفاهيم تنظيم و توصيف آرشيو اسناد، خاطرنشان كرد: "منظور از تنظيم اسناد، فرايند مرتب كردن منابع با رعايت منشا و نظم اوليه به منظور حفظ و اعمال كنترل فيزيكي يا فكري است و توصيف فرآيند ثبت، تحليل، سازماندهي و ضبظ جزئيايي در مورد عناصر ظاهري يك سند يا مجموعه را نشان مي دهد."

استانداردهاي توصيف آرشيو اسناد

مدرس سازمان اسناد و كتابخانه ملي در ادامه از پيشينه ايجاد اولین استانداردهای تنظیم و توصیف آرشیوی در جهان ياد كرد و گفت: "اولین قوانین توصیفی آرشیوی اسناد شخصی و نسخه های خطی در آمریکا در سال1983 میلادی با تلاش فردي به نام هنسن منتشر شد. شورای جهانی آرشیو (ایکا)، استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی را به عنوان ایجاد یک هدف در اصول فهرست نویسی توصیفی تدوین کرده است كه این استاندارد تنها مربوط به اسناد نوشتاری و کاغذی است و سایر مواد آرشیوی مانند عکس ها و فیلم ها و غیره را شامل نمی شود. استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی مانند بسیاری از استانداردهای بین المللی سندی راهبردی محسوب می شود که شامل  راهنماهای ویژه ای است و از اعضا می خواهد که آن را همراه با استانداردهای ملی به کار گیرند."

اصول تنظيم و توصيف آرشيوي

آناهيتا نظري، براي تنظيم و توصيف آرشيو از هشت اصل نام برد كه آرشيو اسناد بر اساس آنها انجام مي شود. اصل اول به ويژگي هاي منحصر فرد هر سند اشاره دارد كه آن را از ديگر اسناد متمايز مي كند. اصل دوم كه اساس تنظيم و توصيف آرشيوي است، اصل احترام به فوند نام دارد. وي گفت: "معادل فارسي دقيقي براي عنوان فوند وجود ندارد اما واژه "مجموعه" شايد معادل مناسبي براي آن باشد.

وي تاكيد كرد: "در اصل احترام به فوند، دو اصل فرعي احترام به منشا و نظم اوليه وجود دارد. اصل منشا به اين معني است كه اسنادي كه توسط يك سازمان يا فرد ايجاد، جمع آوري، انباشه و يا نگهداري شده اند، بايد دركنار هم قرار گيرند و از اسناد هر سازمان يا افراد ديگر قابل تشخيص باشند. اصل نظم اوليه هم به اين معني است كه اسناد ايجاد شده توسط توليدكننده واحد از نظر فيزيكي يا محتوايي با حفظ نظم مابين اسناد نگهداري شوند."

عنوان نويسي مهم ترين بخش توصيف

نظري "عنوان" را مهم ترين بخش توصيف خواند و تصريح كرد: "عنصر عنوان واژه يا عبارتي است كه توسط آن منابع توصيف شده، شناخته مي شود يا قابليت شناسايي دارد. از آنجايي كه پرونده ها بيان كننده جرياني از موضوع يا موضوعات خاص است، بايد با كلماتي كه گوياي آن موضوع باشد ذكر شود."

لازم به ذكر است جلسات بعدي اين كارگاه به مدت 32 ساعت و در 8 جلسه، هر هفته روزهاي يكشنبه در مركز اسناد صنعت نفت برگزار مي شود.